Заключение договоров в электронном виде
Гражданский Кодекс РФ подтверждает право заключать договоры в электронном виде. Однако нет единых требований к оформлению и обмену цифровыми контрактами. Это препятствует безбумажному документообороту между контрагентами.
В рамках «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности» Федеральная налоговая служба РФ занимается разработкой проекта, который утвердит формат электронного договора.
Почему это важно
Договор — наиболее распространённый вид документа, которым обмениваются ИП и организации. При заключении сделки в электронном виде контрагенты обмениваются неформализованными документами — сканами бумажных копий договора, подписанными электронной подписью обеими сторонами.
Применение утверждённого формата для электронных договоров позволит компаниям и ИП заключать сделки в электронном виде без необходимости подписывать бумажные документы. Кроме того, это поможет сократить время на оформление и согласование условий договора, а также упростить передачу документов в ФНС.
Пока перестройка бизнес-процессов в сторону развития ЭДО идёт медленно. Для многих документов отсутствуют утверждённые форматы и нет регламентированных правил хранения. Концепция ФНС направлена на решение вопросов, которые препятствуют полному переходу на ЭДО. Разработка утверждённого формата для электронного договора — ещё один пункт подготовки нормативной и технологической основы для юридически значимого электронного документооборота.
Предполагается, что нормативно-правовой акт, которым ФНС утвердит единый формат электронного договора, начнёт действовать с 1 декабря 2021 года.
Как сейчас происходит заключение договоров в электронном виде
Законодательством предусмотрена возможность заключения договора путём обмена сканами через ЭДО.
Чтобы сделка в электронном виде была юридически значимой, необходимо:
- Подключиться к сервису аккредитованного оператора электронного документооборота, например, к «Доки». Если вы работаете в интерфейсе 1С, вам подойдет «1С-ЭДО».
Ваши документы будут передаваться по телекоммуникационным каналам связи в зашифрованном виде и будут доступны только доверенным лицам контрагента.
- Установить, что сканы подписанных экземпляров договора поступили именно от сторон сделки.
Применение квалифицированной электронной подписи (КЭП) позволяет идентифицировать подписанта и обеспечивает документы юридической значимостью. Выпустить такую подпись может только аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ).
С 1 января 2022 года руководители юрлиц, ИП и нотариусы смогут получить КЭП в единственном числе и только в УЦ ФНС. Сотрудники организации, имеющие право подписи, должны будут получить ЭП физического лица в любом УЦ и подтвердить полномочия машиночитаемой доверенностью, заверенной КЭП руководителя.
- Обеспечить хранение электронного договора на физическом носителе или в облачном хранилище.
Если контрагенты подключены к системе оператора ЭДО, в качестве хранилища используется «облако» оператора.
Что изменится с утверждением формы электронного договора
Введение утверждённого формата для электронного договора позволит организациям и ИП ускорить процесс обмена документами и представлять оформленный договор в налоговую в неизменном виде. Кроме того, данная мера — один из начальных этапов запланированного Федеральной налоговой службой РФ перехода с бумажного документооборота на электронный.
Преимущества перехода на оформление сделок в электронном формате:
Этот фактор чрезвычайно важен в тех случаях, когда нужно оперативно подписать контракт или обменяться договорами в новой редакции. Если партнёр находится в другом регионе или другой стране, ему не придётся ждать письма с экземпляром — документы передаются через интернет моментально.
Сокращение расходов на бумагу и картриджи для печати, а также на доставку писем с экземплярами договора почтой или курьером. Электронный документ полностью исключает необходимость таких затрат.
Использование электронных документов позволяет освободить площадь, выделенную под архив для бумажной документации.
Бумажный документ может легко потеряться, прийти в негодность. Вероятность того, что флешка или жёсткий диск с документацией дадут сбой, тоже, безусловно, существует, но это скорее исключение из правил. Сервера операторов ЭДО имеют высокий статус защиты, данные хранятся в зашифрованном виде, регулярно делается резервное копирование — это самый надёжный способ вести электронный архив.
В любой организации с момента её учреждения создаётся и хранится огромное количество документов. Переход на электронный документооборот (ЭДО) поможет сократить время на обмен документами с партнёрами, а также ускорить взаимодействие между отделами организации и её обособленными подразделениями.
Заключайте контракты с контрагентами и мгновенно обменивайтесь договорами и любыми другими документами через оператора «Доки» . Для тех, кто привык работать в интерфейсе 1С, подойдёт сервис «1С-ЭДО».